+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как хранить архивные карточки т2

Содержание

Карточки форма т 2 после увольнения работника хранятся

Как хранить архивные карточки т2

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Разглядим данный порядок более детально, так как процедура дизайна при увольнении должна быть вполне соблюдена, независимо от его формулировки.

Как хранить личные карточки т2?

При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений.

Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке 2А 4 в количестве 1 экземпляра и имеет код по ОКУД 0301002.

На основании изложенного, руководствуясь статьями 258, 269 — 271 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, арбитражный суд постановил: решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 оставить без изменения, апелляционную жалобу оставить без удовлетворения.

Если работник устраивался дважды как хранить т 2

Вправе ли работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе? Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе. Да и работник не сможет расписаться в компьютере.

Личные дела уволенных работников Существует 2 способа формирования личных дел уволенных работников: каждое личное дело уволенного работника подшивается и оформляется отдельно; все личные дела уволенных работников под­шиваются в одно дело по году увольнения.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ( утв.Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 ).

Где хранятся личные карточки формы Т-2

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» формы Т2 Первая запись в этом разделе — о приеме на работу в данную организацию. Последующие записи вносятся на основании приказов как о постоянных, так и о временных переводах. В законодательстве нет однозначного ответа, нужно ли в форме Т2 отражать информацию о повышении оклада сотруднику.

Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа. Лист с наглухо наклеенными документами (фото­графиями, вырезками, выписками и др.) нумерует­ся как один лист.

Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома. Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

На нем следует написать заголовок: «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указать дату заполнения, анкетные данные работника, его должность и структурное подразделение, дату и номер трудового договора. Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом.

Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает следующие документы, которые должен вести работодатель: — трудовой договор (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации).

Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует.

Обязательных требований к форме ознакомления с этими данными не установлено, поэтому мы полагаем, что работодатель вправе в указанный в ст.

Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует.

Унифицированная форма Т2 «Личная карточка работника» отражает полную информацию о сотруднике и его трудовой деятельности.

Также в личной карточке кадровик должен отразить данные приказа о приеме на работу. Порядок ведения личной карточки закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Личная карточка хранится в личном деле сотрудника.

Запись в личной карточке об увольнении

Чтобы личные карточки были оформленными надлежащим образом, заполняются все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой.
Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой.

Для заполнения личной карточки от работника потребуется ряд документов:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • документ об образовании;
  • СНИЛС;
  • военный билет;
  • другие личные сведения, предоставленные работником (семейное положения, данные о ближайших родственниках и т. п).

Попробуйте обновить страницу.’,’JS_CORE_VIEWER_AJAX_CONNECTION_FAILED’:’При попытке открыть файл возникла ошибка. Пожалуйста, попробуйте позже.’,’JS_CORE_VIEWER_AJAX_OPEN_NEW_TAB’:’Открыть в новом окне’,’JS_CORE_VIEWER_AJAX_PRINT’:’Распечатать’,’JS_CORE_VIEWER_TRANSFORMATION_IN_PROCESS’:’Документ сохранён.

Срок хранения личной карточки — это период с момента ее открытия до сдачи в архив или уничтожения. Длительность хранения зависит от того, когда дело было открыто.

На первый взгляд, не важно, где хранить их: в папках в шкафу или в компьютере — в каждой компании решают индивидуально. Главное — иметь необходимую информацию о сотруднике. Но это распространенное заблуждение.

Обстоятельств для увольнения по личному желанию у работника может быть несколько: отыскал новейшую работу либо собирается ее находить, не сошелся нравами со своим управлением либо сослуживцами, собирается переезжать.

Часто, конфликт с начальством инициирует уход с должности сотрудника, формально, по собственной воле.

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Статья о том, как заполнить личную карточку работника поможет вам не допускать ошибок в работе.

Согласно ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций [1] (далее — Типовой перечень), срок хранения личных карточек составляет 75 лет.

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Пример. Из п. 2.8 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения: Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

А в связи с тем, что карточка Т-2 является документом достаточно длительного использования, то рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу. 4. У нас в компании отдел кадров не производит заполнение карточки Т-2, а поручает это работнику.

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Хранение карточек т2 отельно или в личном деле

Если сотрудник растерял трудовую книжку, то ее данные можно вернуть только на основании личной карточки, в какой указывается трудовой стаж сотрудника.

Заполнение личной карточки (инструкция) здесь. Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть. Всё об оформлении личной карточки ф.

Автор и ведущий семинара Загайнов Дмитрий Иванович, руководитель уголовно-правовой практики, адвокат, медиатор, активно практикующий бизнес-тренер и преподаватель юридических дисциплин.

Применение льгот возможно только с повторного выхода на работу в текущем календарном году Тексты указанных выше документов: Пункт 3 статьи 230 НК РФ Письмо ФНС России от 30.07.

2009 Начисление отпусков и оплата больничных Бухгалтеру для начисления пособия по больничным листам нужно брать в расчет среднедневной заработок, из которого удерживались взносы в ФСС.

Вопрос по формированию личных карточек работников

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях.

Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.

Соответственно, кадровик вынужден далее дублировать вновь поступающую информацию: в компьютер вносить в обычном порядке, а в распечатанный и подписанный бланк — вписывать от руки. Работник подписывается под каждым зафиксированным передвижением.

Далее решил сменить вид деятельности. Вид деятельности в патенте уже не поменять. А можно ли отказаться от патента и вернуть часть оплаты или не оплачивать вторую часть?

Кстати, если дата подписания трудового договора отличается от даты начала работы, следует указать две даты, поскольку это имеет значение при исчислении отпускного стажа.

В-третьих, при увольнении сотрудника в разделе XI личной карточки указывают дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора.

Другие разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки либо печатным методом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы работника документов.

Источник: https://klopal.ru/deloproizvodstvo/2684-kartochki-forma-t-2-posle-uvolneniya-rabotnika-khranyatsya.html

Как хранить архивные карточки т2

Как хранить архивные карточки т2

Акция месяца 8 88 Личная карточка Т-2 относится к категории обязательных документов для кадрового учета работников. Это правило касается организаций и предприятий любой формы собственности.

Заполнение, ведение и хранение личных карточек регламентируется законодательными актами и подлежит строгому соблюдению. Читать статью.

Личная карточка форма Т-2 — один из основных кадровых документов, который заполняется при приеме на работу каждого сотрудника независимо от должности, формы собственности предприятия и типа подразделения организации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Передача личных карточек работников на архивное хранение
  • Правила хранения карты т2
  • Срок хранения личных карточек Т-2
  • Хранение личных карточек
  • Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив
  • Как оформить карточки т2 в архив
  • Как хранить архивные карточки т2
  • Об архивном хранении личных карточек
  • Срок хранения личной карточки

Передача личных карточек работников на архивное хранение

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Организация картотеки личных карточек Т-2 – Елена А. Пономарева

Вопрос: В организации хранятся личные карточки всех сотрудников, в том числе уволенных несколько лет назад.

Нужно ли личные карточки уволенных передавать на хранение в государственный или муниципальный архивы? Наша организация находится в Екатеринбурге.

Ответ: Личная карточка работника, оформляемая по унифицированной форме Т-2, должна быть заведена на каждого сотрудника, принятого в организацию как на постоянную, так и на временную работу.

Личную карточку заполняет работник кадровой службы после подписания приказа распоряжения руководителя организации о приеме работника на работу.

Хранятся карточки в сейфе шкафу в алфавитном порядке до увольнения работника.

При увольнении работника его карточка изымается из оперативного пользования кадровой документации и формируется в самостоятельное дело удобнее всего хранить карточки в папках с клапанами, не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели вместе с другими карточками уволенных работников по алфавиту. Обязанность организации вести архив документов по личному составу установлена п.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв.

Приказом Минкультуры РФ от Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций в том числе негосударственных.

В соответствии Перечнем личные карточки ф. Т-2 имеют срок хранения в размере 75 лет. В государственный или муниципальный архив документы по личному составу передаются на хранение после.

Работает горячая линия! Автор и ведущий семинара Дубских Виктор Николаевич, к. Аттестованный налоговый консультант Гусельников Роман Вячеславович отвечает на вопросы.

Будет ли компания налоговым агентом по НДФЛ при выдаче призов физ. Консультант по кадровым вопросам Скобцова Валентина Петровна отвечает на вопросы.

Вопрос: можно ли прописать в одном доп. Не является ли это нарушением? Юристы нашей компании предлагают помощь в решении юридических вопросов. Задать вопрос можно заполнив форму на сайте. Сперанским, директором правового департамента Минстроя России: “СРО в сфере строительства: создание национального реестра специалистов и другие изменения действующего законодательства”.

Консультант Плюс г. Екатеринбург, ул. Гоголя, 25а тел. С ноября г. Как выбрать систему. Пакетные поставки систем. Заказать прайс-лист. Заказать демо-версию. Заказать документ. Поддержка системы. Обучение работе с системой. Круглые столы.

Консультации аудитора. Консультации юриста. Консультации по кадрам. Бюллетень КонсультантПлюс. Тематические сборники. Еженедельный обзор. Подписка на рассылки. Производственный календарь. Прямой диалог c ФНС России. Прямой диалог c ПФР Св.

Наши координаты.

Наши реквизиты. Написать нам. Отзывы клиентов. Поиск на сайте. Об архивном хранении личных карточек. Регистрация на семинар состоится 16, 17 и 18 сентября. Регистрация на круглый стол состоится 19, 20, 23 сентября. Полное или частичное копирование материалов запрещено.

Вопрос: В организации хранятся личные карточки всех сотрудников, в том числе уволенных несколько лет назад. Нужно ли личные карточки уволенных передавать на хранение в государственный или муниципальный архивы? Наша организация находится в Екатеринбурге.

Сергей Иванович писал а: И тем более личные карточки в прошлом году их отменили. Т-2 Изменения в правилах ведения первичных документов о труде личной карточке формы Т-2 Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября г.

Среди отмененных указанным постановлением форм документов — форма личной карточки Т Личная карточка формы Т-2 является одним из основных документов по учету личного состава организации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Правила хранения карты т2

Личные карточки обязательны для ведения работодателем. Эти документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому к ним предъявляются особые, повышенные требования. Хранение личных карточек следует осуществлять или в шкафу, запираемом на ключ желательно несгораемом или в сейфе.

С сотрудника, передавшего свои персональные данные, при приеме на работу берется согласие на их обработку. Доступ к его личной карточке имеют только кадровик, секретарь и руководитель предприятия по служебной необходимости.

Личная карточка — обязательный документ, вести его обязаны работодатели на своих сотрудников.

Срок хранения личных карточек Т-2

Удобнее всего для этой цели использовать папки, закрывающиеся на клапан, так как личные карточки не рекомендуется подшивать, папки-скоросшиватели не применяются. На основании п.

Заполняем личную карточку Порядок и ведения личных карточек работников Согласно трудовому и федеральному законодательству, личная карточка по форме Т-2 должна оформляться на всех сотрудников предприятия, которые принимаются на работу по приказу и с созданием трудового договора.

Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника. Личная карточка — это вся информация о работнике, собранная воедино в сжатом виде.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:.

Как хранить архивные карточки т2 Хранение карточек т2 отельно или в личном деле ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом. На место заголовка дела вписывается Ф.

Местоположение других сведений может варьироваться это не принципиально. Датой начала личного дела см.

Хранение личных карточек

Передача личных карточек работников на архивное хранение. Личная карточка – документ, содержащий персональные данные работника.

Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

Ее заполняют на каждого принимаемого вновь сотрудника. И хотя с О том, как хранить карточки Т-2, как долго и что делать с ними после увольнения, расскажем далее.

Удобнее всего для этой цели использовать папки, закрывающиеся на клапан, так как личные карточки не рекомендуется подшивать, папки-скоросшиватели не применяются. На основании п.

Заполняем личную карточку Порядок и ведения личных карточек работников Согласно трудовому и федеральному законодательству, личная карточка по форме Т-2 должна оформляться на всех сотрудников предприятия, которые принимаются на работу по приказу и с созданием трудового договора.

Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Нужно ли личные карточки уволенных передавать на хранение в Ответ: Личная карточка работника, оформляемая по унифицированной форме Т

.

Срок хранения личной карточки

.

.

Источник: https://zakon-s.ru/hozyaystvennoe-pravo/kak-hranit-arhivnie-kartochki-t2.php

Как правильно подшить карточки т 2 для сдачи в архив

Как хранить архивные карточки т2

В конце года, приказы по прошлому году, личные карточки Т-2 на уволенных прошиваются, описываются, опечатываются и передаются в архив архивариусу (или в отдельный шкаф). Каждый документ должен быть в своём в номенклатурном деле.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках.

Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий: личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников.

Как сшивать личные карточки работников

Внутри дела договоры и контракты лучше все­го располагать по алфавиту фамилий работников, чтобы сделать в будущем поиск необходимой ин­формации оперативным. Эту категорию докумен­тов необходимо оставить на хранение на срок 75 лет.

Инфо В связи с этим в каждом деле следует со­ставить внутреннюю опись документов по форме, предусмотренной для всех категорий документов с 75-летним сроком хранения.

В разделе «Заголо­вок дела» будут указаны фамилия, имя, отчество работника.

Все остальные элементы оформления дела соответствуют общепринятым нормам, о ко­торых мы рассказывали выше.

Как сделать архив карточек т 2 описи

Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф. Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.

Как располагаются личные карточки?

Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей.

Внимание При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту.

Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет).

После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек – 75 лет.

Как сшивать личные карточки уволенных работников в архив

нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п.

При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.

В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных¦¦карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их ¦¦должностные лица: ¦¦а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту ¦¦работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к ¦¦постановке их на воинский учет; ¦¦б) ведут и хранят

Как сдавать в архив личные карточки уволенных сотрудников

Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

Инфо Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Внимание Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики — оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

См.

статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2021 См. статью

«Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета»

журнала № 4′ 2021 См.

новость

«Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда»

журнала № 4′ 2021 Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника.

Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации.

Оформление т2 с сдаче в архив

М., 2002.

— 152 с. 3. Комплектование архива 3.6.

Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, т.е.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела. Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников.

Эти документы должны храниться 75 лет. Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет).

Где необходимо хранить личные карточки Т-2 уволенных сотрудник по правилам делопроизводства?

Также необходимо отметить, что в соответствии с Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а также Правилами работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

, при формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — в дело включается по одному экземпляру каждого документа; — в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации); — дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы.

Источник: http://iso-sercons.ru/kak-pravilno-podshit-kartochki-t-2-dlja-sdachi-v-arhiv-97625/

Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника

Как хранить архивные карточки т2

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ,КАДРОВЫЙ АРХИВ

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления.

Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров.

Если в организации нет такой должности — бухгалтер.

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.

98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности».

Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:

— внутренняя опись документов;

— анкета, личный листок по учету кадров;

— резюме (или автобиография);

— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

— трудовой контракт;

— данные аттестаций;

— характеристики;

— план карьерного роста.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Вид документаСрок хранения

документов

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов

и выписки из них, копии личных документов, характеристики,

листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих,

исполнительных, контрольных органов организации;

работников, имеющих государственные и иные звания,

премии, награды, ученые степени и звания

б) работников

Постоянно

75 лет ЭПК*

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,

не вошедшие в состав личных дел

75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числе

временных работников)

75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,

заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,

не принятых на работу

1 год
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки,

копии приказов, выписки из приказов, заявления,

командировочные заявления, командировочные удостоверения

и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 лет

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Источник: https://proektarhiv.ru/kadroviku.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.