+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Какие документы необходимы для отдела кадров

Содержание

Какие кадровые документы должны быть у юрлица?

Какие документы необходимы для отдела кадров

Став частным предпринимателем, любой работодатель обязан вести трудовые взаимоотношения с сотрудниками, которые отражаются в кадровых документах. Вся эта документация в полном объеме должна храниться у юридического лица. Какая документация относится к кадровой, будет детально рассмотрено в этой статье.

Основное предназначение кадровых документов заключается в обеспечении прозрачности трудовых отношений. Учитывая такое назначение, кадровая документация, содержащаяся у юридического лица (ООО, ЗАО и т.д.

), подчиняется определенным правилам, соблюдение которых гарантирует порядок и стабильность. С ее помощью администрации предприятия легче управлять персоналом.

 Благодаря этим документам обеспечивается более точная регламентация перечня обязанностей и прав, которые в полной мере отвечают всем требованиям заинтересованных в трудовых отношениях сторон.

Поэтому правильное оформление и ведение кадровой документации дает возможность частному предпринимателю адекватно, с точки зрения юридической стороны вопроса, выстроить взаимоотношения со всеми своими сотрудниками, а также избежать возникновения рисков при разрешении определенных трудовых споров. Не стоит забывать, что именно эта документация является предметом внимания сотрудников различных контролирующих органов. К ним относятся МВД, Пенсионный фонд, трудовая инспекция налоговой инспекции и др.

На данный момент бывает сложно определить полный список кадровой документации, необходимой для юридического лица (будь то ООО, ЗАО и т.д.). Окончательный перечень подобного рода документации определяется рядом факторов, к которым относятся:

  • область деятельности юрлица;
  • перечень условий труда;
  • регион;
  • личные пожелания работодателя.

Однако, несмотря на это, существует определенный список документов, которые являются обязательными и должны быть вне зависимости от вышеприведенных обстоятельств.

Обязательный список кадровых документов включает:

  1. документацию по личному составу;
  2. книги и журналы по учету;
  3. нормативные акты;
  4. распорядительную документацию.

Рассмотрим более детально каждый из них.

По личному составу

Данная группа документов оформляется вследствие исполнения кадровой службой своих прямых обязанностей. Подобная документация имеет определенную привязку к конкретному сотруднику и поэтому отражает всю специфику занимаемой им должности, профессии, результатов трудовой деятельности, условий принятия на работу и т.д.

В эту категорию входят следующие виды документов:

  • распорядительная документация;
  • документы, которые подтверждают трудовую деятельность конкретного сотрудника;
  • внутренняя и официальная переписка;
  • расчетно-информационные документы;
  • книги или журналы по учету и регистрации документации.

При этом все документы, причисляемые к каждой из приведенных групп, обладают определенной спецификой. Они предназначаются для конкретных целей и поэтому по-разному разрабатываются, вводятся в действие, а также утверждаются.

К категории документации, которая подтверждает трудовую деятельность всех сотрудников, относятся:

  1. трудовой договор;
  2. трудовая книжка;
  3. справка, подтверждающая наличие трудовой деятельности;
  4. различные приказы, свидетельствующие о принятии сотрудника на конкретную работу или о его увольнении (копии).

Все они максимально достоверно отражают имеющийся у работника трудовой стаж.

Данное обстоятельство очень важно, так как любой вид стажа будет учитываться при расчете будущего пенсионного государственного обеспечения сотрудника, а также при назначении выплат, которые оформляются по ограниченной нетрудоспособности при сохранении рабочего места. Также с их помощью заносятся сведения о совместительстве.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

К расчетно-информационной документации, которая содержит в себе учетные сведения индивидуальных данных каждого сотрудника, входят:

  • личная карточка сотрудника;
  • табель по учету установленного рабочего времени;
  • штатное расписание;
  • личные дела.

Здесь закрепляется вся информация, которая касается трудовой деятельности конкретного работника. Их форма унифицирована.

Наиболее часто в обязательный список кадровой документации, которая касается личного состава, входят:

  1. трудовой договор;
  2. штатное расписание;
  3. правила, принятые для внутреннего трудового распорядка;
  4. положения, разработанные для оплаты труда;
  5. основания к приказам;
  6. документация воинского учета;
  7. документация образовательного плана (дипломы, сертификаты и т.д.);
  8. документы, требуемые в пенсионном фонде;
  9. приказы унифицированной, а также произвольной формы;
  10. график отпусков;
  11. должностные инструкции для сотрудников. В случае, если предприниматель не прописал их в заключенном трудовом договоре, но сделал только ссылку на определенную должностную инструкцию;
  12. график, в котором указана сменность сотрудников. Нужен, если деятельность носит посменный характер;
  13. список должностей, установленных для сотрудников, которые имеют ненормированный рабочий день;
  14. положения и обязательства, разработанные для защиты личных данных;
  15. договор о коллективной индивидуальной/полной материальной ответственности – нужен, если работают люди, несущие материальную ответственность.

В список кадровых документов, применяемых для личного состава, связанного со спецификой практической деятельностью, могут входить:

  • нормы труда;
  • документы, свидетельствующие о прохождении необходимых периодических/предварительных медосмотров;
  • положения, содержащие информацию об охране имеющихся коммерческих тайн;
  • положения о назначении премий, надбавок и т.д.

Вышеприведенный список не является окончательным и исчерпывающим, так как при формировании трудовых взаимоотношений между юридическим лицом и сотрудниками может возникнуть потребность в оформлении других типов документов.

Журналы и книги учета

Одними из важных кадровых документов, оформляемых юридическим лицом, (в частности ООО) являются книги и журналы по контролю и учету.

Они должны быть на предприятии для ведения учета всей кадровой документации: личных дел, удостоверений личности, трудовых книжек, различных приказов по кадрам и прочее.

Правильным считается только тот учет документации, при котором обеспечивается присвоение конкретного номера и имеется отметка о проведенной дате регистрации. Только таким образом они будут иметь юридическую силу. Юридическое лицо может использовать их в качестве аргументов при возникновении трудовых спорных вопросов.

При помощи журнала регистрации отдел кадров ведет учет следующих групп документов:

  1. всех оформленных трудовых договоров;
  2. изданных приказов о приеме/увольнении/переводе сотрудников;
  3. приказов, подтверждающих факт предоставления работодателем отпусков сотрудникам;
  4. приказов, подтверждающих факт оформления командировок и командировочных удостоверений;
  5. нормативных локальных актов;
  6. служебных заданий;
  7. приказов о наложении определенных дисциплинарных взысканий или, наоборот, поощрений;
  8. учета мероприятий, проводимых в целях контроля;
  9. книги, осуществляющей учет передвижений вкладышей к трудовым книжкам, а также их самих;
  10. приходно-расходной книги, в которой ведется учет бланков трудовых книжек и ее вкладышей;
  11. информации о выданных личному составу справок;
  12. учета выданных больничных листов;
  13. учета нештатных ситуаций, произошедших на производстве.

Форма ведения книг и журналов утверждается официальными органами. Хотя возможно и самостоятельная разработка организацией соответствующей формы.

Нормативные акты

Еще одним важным видом кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой частной организации, являются нормативные акты.

По действующему Трудовому кодексу России, в перечень необходимых для юрлиц нормативных локальных актов входят:

  • штатное расписание;
  • правила, установленные для трудового распорядка;
  • документы, устанавливающие процедуру обработки всех личных данных работников, их обязанности и права в данной сфере;
  • график сменности, который оформляется для отдельной группы сотрудников. Там должна быть указана заранее определенная продолжительность установленного рабочего дня;
  • график отпусков;
  • инструкции и правила, разработанные по охране труда. Согласно ним, работодатель должен обеспечить своих сотрудников надлежащими условиями для безопасного ведения трудовой деятельности.

Именно эти акты в числе первых проверяются инспекторами сферы охраны труда. Некоторые нормативные акты могут входить и в перечень документации по категории «личный состав». Все зависит от специфики функционирования конкретного предприятия. 

Распорядительные документы

Последними в списке, но не таковыми по значению, идут распорядительные документы. К ним относятся любые распоряжения, а также приказы от руководителя. Благодаря им он может реализовывать свои полномочия, направленные на обеспечение функционирования предприятия.

Распоряжения бывают двух типов:

  1. выданные на основании деятельности предприятия. Сюда входят приказы, изданные по определенным производственным вопросам, порядок осуществления аттестаций, инструкции, выданные по делопроизводству;
  2. выданные по личному составу. Сюда входят приказы, изданные при переводе/приеме/увольнении сотрудника, дисциплинарные взыскания/поощрения.

Первый тип охватывает работу организации в целом, а второй – сферу, непосредственно связанную с самой трудовой деятельностью сотрудников. Подобная документация ведется по типовой и обычной форме, которая утверждена действующим законом.

Оформив должным образом кадровую документацию, можно избежать множества проблем, как с собственными сотрудниками, так и с проверяющими государственными органами.

«Как правильно заполнить кадровые документы»

На видео юрист рассказывает о том, как издать приказ о приеме на работу и как оформить личную карточку на работника.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. – Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.nalog.ru/

Источник: http://dokymenta.ru/biznes/kadrovye-dokumenty-yurlitsa-2212/

Кадровое делопроизводство с нуля

Какие документы необходимы для отдела кадров

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров. Почему кадровое делопроизводство не стоит взваливать на бухгалтера
  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных;
  • график отпусков;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

  • должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об аттестации;
  • коллективный договор;
  • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
  • Положение о командировках;
  • личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2021.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы по личному составу;
  • трудовая книжка (кроме совместителей);
  • личная карточка;
  • согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О сроках хранения кадровых и бухгалтерских документов

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Новые требования к кадровому учету от 2021 года

В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

  • прием на работу;
  • уведомление о начале отпуска;
  • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
  • оформление командировок;
  • формирование графика отпусков и т.д.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

Обязательные кадровые документы в организации 2021 года: список и нюансы хранения

Какие документы необходимы для отдела кадров

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2021 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2021 году

В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы

Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

  • правила трудового распорядка внутри компании;
  • документы о защите персональных данных;
  • штатное расписание компании;
  • трудовые договоры с каждым штатным работником;
  • должностные инструкции на каждую позицию;
  • трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
  • положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
  • табель учёта рабочего времени и выходных дней;
  • графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
  • приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
  • приказы по основной деятельности предприятия;
  • личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
  • договоры о материальной ответственности штатного работника;
  • книга учёта проверок контролирующих ведомство;
  • протоколы заседаний;
  • книги инструктажа техбезопасности;
  • журнал прохождения обязательных медосмотров;
  • книга актов о несчастных случаях.

Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.

В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

Список обязательных кадровых бумаг на микропредприятиях

Список обязательных документов микропредприятия уменьшен на несколько пунктов в отичиче от крупной корпорации

Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:

  • графики рабочих смен специалистов;
  • положение об оплате труда и премировании работников;
  • нормы внутреннего трудового распорядка;
  • прочие локальные документы, регулирующие трудовые отношения.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Нюансы хранения бумаг

Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например, правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру, трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет.

Юридическим лицам рекомендовано создать специально оборудованный архив документов в помещениях с допустимым температурным режимом. Ввиду отсутствия возможностей для его организации, документы могут быть переданы в государственный архив.

Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет составлять от 50 до 70 тыс. рублей.

Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности.

Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на уполномоченных инспекторах организации, либо же — на самом руководителе ввиду отсутствия в компании отдела кадров.

Несоблюдение требований кадрового документооборота сопряжено с угрозой санкционных мер в отношении такой организации.

  • Maria_Ilina
  • Распечатать

Источник: https://ip-spravka.ru/obyazatelnye-kadrovye-dokumenty-v-organizacii-2021.html

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Какие документы необходимы для отдела кадров

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.

Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

  • №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
  • №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-2 «Личная карточка работника»,
  • №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.

  • №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

  • №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
  • №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
  • №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.

Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

  • №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
  • №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
  • №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  • №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда.

Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

  • №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  • №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
  • №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.

Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  • №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  • №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
  • №Т-51 «Расчетная ведомость»,
  • №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.

  • №Т-54 «Лицевой счет»,
  • №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.

  • №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  • №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

  • Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  • Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  • Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения – до востребования. Не востребованные – 75 лет.

  • Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

  • Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.

Источник: https://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/108/16341/

Ведение кадрового учёта и документооборота в ИП и ООО с нуля пошагово

Какие документы необходимы для отдела кадров

Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату.

Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот.

Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.

Понятие кадрового учёта и документооборота

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров

Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального.

ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть.

ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Название законодательного акта
и дата его утверждения
Характеристика документа с точки зрения делопроизводства
Трудовой Кодекс РФ (21.12.2001)Устанавливает, какие документы необходимы для оформления трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости установить правила внутреннего трудового распорядка и применять графики отпусков (ст. 123, 190). Здесь же рассматриваются сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67, 68).
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (№ 225 от 16 апреля 2003 г.); Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (от 10.10.2003 г. № 69).Рассматривают вопросы формы, ведения и хранения трудовых книжек, а также вкладышей в них.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 (ОК ПДТР).Кодирует данные о работниках, например, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ).Определяет, что такое документированная информация. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными федеральным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50).Определяет обязанности обществ по хранению документов и их составу. Устанавливает обязательность хранения документов в организации, а в некоторых случаях и передачи их на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».
Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 №558).Содержит перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, положения о кадровом обеспечении, а также об учёте и отчётности.

Источник: https://ipexperts.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-ucheta.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.