+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов

Содержание

Составляем приказ на право подписи первичных документов

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов

Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала.

Так, бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки.

Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:

  • приказе;
  • должностной инструкции;
  • положении;
  • доверенности.

Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.

Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.

Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.

Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции.

Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.

Что писать в приказе

Формулировки на усмотрение администрации. Обычно образец приказа на право подписи документов содержит общие фразы, а доверенность детализирует права.

Если речь идет о визировании договоров, представлении интересов бюджетной организации в сторонних учреждениях, государственных органах, то целесообразно оформить доверенность.

Контрагенты всегда настаивают на подтверждении полномочий представителя, требуя именно доверенность.

При визировании кадровых документов ссылка на реквизиты не делается, а при визировании договоров, напротив, указывается дата, номер уполномочивающего акта.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Договор, счет, товарная накладная, счет-фактура — наиболее распространенные официальные бумаги первичного бухгалтерского учета. Перечень открыт: администрация может его расширить, закрепив другие формы в учетной политике.

Первичка в первую очередь подтверждает факт совершения хозяйственной операции. И она же выступает основанием для отражения операций на счетах. Оформляется при совершении факта или после окончания операции.

Скачать

Образец приказа на право подписи финансовых документов

Финансовые бумаги показывают платежеспособность и прибыльность. Информативен в этом смысле баланс. В нем отражается финансовое состояние на конец периода. Посмотрев баланс, специалист легко определит наличие у контрагента источников средств, имущества или только долгов и обязательств. Другие финансовые бумаги: сводный отчет о прибылях и убытках, отчет о фондах и их использовании.

Можно отнести к финансовым бумагам и займы, кредитные договоры.

Скачать

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

Счет-фактура — это доказательство свершившейся отгрузки товара или оказания услуг. Указывается в нем и стоимость. Оформление регламентировано 169 статьей Налогового кодекса Российской Федерации, которая допускает следующие варианты подписания бумажного варианта:

  • руководителем и главным бухгалтером;
  • руководителем;
  • иным лицом по приказу;
  • лицом по доверенности.

Электронная версия визируется усиленной квалифицированной электронной подписью.

Скачать

Образец приказ на право подписи главного бухгалтера

Раньше не подписанные главбухом денежные и расчетные документы считались недействительными и не принимались к исполнению. С принятием ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 ситуация изменилась. Согласно ст.

73, ведение бухгалтерского учета должно быть возложено руководителем на главного бухгалтера. Альтернативные варианты — другой сотрудник и сторонний бухгалтер.

Допускается ведение бухучета руководителем лично, если речь не идет о кредитной организации.

Скачать

Как отозвать право подписи

Ранее изданный акт отменяется путем издания нового — отменяющего. В нем необходимо указать:

  • какой акт отменяется;
  • с какой даты;
  • графа для ознакомления.

Информирование уполномоченного лица об отмене — это обязательное условие. Расписаться такое лицо может как на самом приказе, так и на отдельном листе ознакомления.

Доверенность, оформленная на бланке организации, аннулируется распорядительным документом руководителя. Нотариально оформленная — нотариусом. Условие об информировании обязательно, как и в случае с отменой.

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/sostavlyaem-prikaz-na-pravo-podpisi-pervichnykh-dokumentov

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов

Должность лица, имеющего право подписиФ.И.О
Генеральный директорА.В. Львов
Главный бухгалтерА.С. Глебова

Главныйбухгалтер А.А.Глебова

Приложение№4

кПриказу от26.12.20121/УП

Регистры бухгалтерского учета книга (пример)

01 “ОС”02 “Амортизация ОС”
ДКДК

Оборотно-сальдовая ведомость за месяц

Балансовый счетОбороты дебетовыеОбороты кредитовыеСальдо дебетовоеСальдо кредитовое
12345

Журнал хозяйственных операций за месяц

ДебетКредитСуммапроводкиПримечание
123456
Приложение №5к Приказу от 26.12.20121/УПГрафик документооборота
Наименование документаСроки предоставленияГде ведетсяКто сдаетКто принимаетОтветственный
1Приказы по хозяйственной деятельностиВ день получения распоряжения директораМенеджер по персоналу
2Приказы кадровыеВ день получения распоряжения директора и предоставления заявленияМенеджер по персоналуБухгалтер по заработной платеСпециалисты, начальники подразделений
3Отчеты кассираЕжедневноКассирГлавный бухгалтерГлавный бухгалтер
4Авансовые отчетыВ течение трех дней после выдачи денег в подотчет или возвращения из командировкиПодочетные лицаБухгалтер по заработной платеБухгалтер по заработной плате
5Документы на поступление материалов, товаров, работ, услуг, за выданные доверенности (накладные, счета-фактуры, акты)До истечения срока действия доверенностиНа чье имя доверенностьБухгалтер по материаламГлавные специалисты
6Табели учета рабочего времени, наряды и прочие документы по заработной платедо 1 числа следующего за отчетнымНачальники подразделенийМенеджер по персоналу, бухгалтер по заработной платеГлавные специалисты, начальники подразделений
7Путевые листы и учетные листы тракториста-машиниста, сводные по заработной платеДо 5 числа следующего за отчетнымБухгалтер по заработной платеГлавные специалисты, начальники подразделений
8Акты на выполненные работы (привлеченные, временные работники, сторонние организации)На следующий день после выполнениня работыНачальники подразделенийБухгалтер по расчетамГлавные специалисты, начальники подразделений
9Заявки и (или) договора подряда, договора гражданско-правового характераВ день заключения сделкиИнициаторыГенеральный директор, главный бухгалтерИнициатор
10Заявки и (или) договора по реализайции товаров, продукции, услуг, имуществаВ день заключения сделкиИнициаторыГенеральный директор, главный бухгалтерИнициатор
11Ведомости на выдачу заработной платы (наличные), формирование файла на перечислениеДо 5 числаБухгалтер по заработной платеБухгалтер по заработной платеГлавный бухгалтер
12Ведомости на выдачу аванса, формирование файла на перечислениеДо 20 числаБухгалтер по заработной платеБухгалтер по заработной платеГлавный бухгалтер
13Первичные документы к отчетам по движению материалов – по видам (накладные, лимитно-заборные карты, акты на списание ТМЦ)До 5 числаМатериально-ответственные лица (кладовщики)Бухгалтер по материаламГлавный бухгалтер
14Формирование отчета по движению материалов по видамДо 7 числаБухгалтер по материаламГлавный бухгалтерГлавный бухгалтер
15Документы по списанию материалов с подотчетных лиц (расчеты, справки, записки, акты на списание, накладные)За каждые 10 дней, не позже 5 числа следующего за отчетным месяцемПодотчетные лица (по списанию семян, запасных частей, СЗР, материалов строительных материалов, инвентаря)Бухгалтер по материаламГлавные специалисты, начальники подразделений
16Справки-расчеты по оказанным работам, услугам, выполненным по договорной основеПо мере возникновения событияЭкономистГлавный бухгалтер, зам.главного бухгалтераЭкономист

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник: https://studfile.net/preview/4342837/page:9/

Право подписи первичных документов

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

3.6. Правила проверки первичных документов
и исправления ошибок в них

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

— по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

— по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

— подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.

Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантий-ные письма и пр.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

· по причинам возникновения –

— небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

· по месту возникновения –

— в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

· по значению –

— локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

— зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

— надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

— на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

— использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

— отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

— отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

— не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

— наличие подчисток и помарок в документах;

— нарушение правила исправления ошибок в документах;

— исправления в кассовых документах;

— записи простым карандашом;

— отсутствие прочерков в свободных строках;

— отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

— арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Одним из инструментов управления бизнесом является делегирование полномочий. Одним из видов делегирования полномочий являет предоставление право подписи документов за руководителя и за главного бухгалтера.

Право первой подписи всегда принадлежит руководителю, право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру.

Сразу оговоримся, банковские документы (включая чековые книжки) могут подписывать только те лица, чьи подписи указаны в банковской карточке образцов.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции,  без подписи первых лиц считаются недействительными.

Необходимость передать подпись на документах за руководителя и главного бухгалтера иным сотрудникам может возникнуть в следующих случаях:

  • Первые лица не могут всегда находится на работе. Они могут заболеть, уйти в очередной отпуск, уехать в командировку.
  • Некоторые предприятия работают все дни недели, включая выходные.В таких случаях необходимо передать право подписи первичных документов другим сотрудникам в выходные дни.
  • Большой объем документов делает процесс подписи документов особенно трудоемким.

Перечень лиц, имеющих право подписи на первичных учетных документах, утверждается приказом руководителя предприятия. Обычно такой приказ составляется ежегодно.

Передать право подписи документов можно только работнику предприятия. В приказе должно быть указано:

  • фамилия, имя, отчество и должность лица,
  • наименование документов, которые указанное лицо может подписывать,
  • срок, на который такое право предоставляется.

Право первой подписи на документа руководитель предприятия может передать на основании доверенности, выданной в законодательном порядке. Вместе с тем, право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.

Если на предприятии отсутствует должность главного бухгалтера, а обязанности главного бухгалтера исполняет руководитель, с предоставлением руководителю права подписи за главного бухгалтера, такие обязанности оформляются соответствующим приказом. В этом случае в банковской карточке с образцами подписей указывается, что лицо, наделенное второй подписью, отсутствует.

В обычной финансово-хозяйственной деятельности целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера на следующих документах:

  • счетах-фактурах,
  • расходных и приходных ордерах,
  • листах кассовой книги,
  • накладных на отгрузку товара,
  • актах выполненных работ,
  • доверенностях,
  • договорах.

В отношении подписи документов посредством факсимиле обращаем Ваше внимание на следующее. Налоговые службы отрицательно относятся к документам, подписанным факсимильной подписью. В некоторых случаях (например, в счетах-фактурах) вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Поэтому, чтобы избежать разногласий с проверяющими, не советуем подписывать документы факсимильной подписью.

По всем вопросам просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.

» Бухгалтеру » Подпись первичных документов

Подпись первичных документов

Вернуться назад на Первичный документ

Любая компания, частное предприятие, которое совершает определенную предпринимательскую деятельность, имеет перечень первичных документов.

К первичным документам относятся документы, которые зафиксировали факт проведения определенных хозяйственных операций. Составление первичного документа происходит во время проведения определенных хозяйственных операций.

В том случае, если это представляется возможным, составление первичных документов составляется непосредственно по окончанию операции.

Для того чтобы производить контроль и упорядочивание обработки первичных документов, в компании составляются специальные своды определенных учетных операций, которые называются учетными регистрами. Так же составляются сводные учетные документы для того, чтобы упростить процесс учета массовых и сложных хозяйственных операций.

Ответственность за качество и своевременное оформление первичных документов, а так же за передачу в определенные сроки для того, чтобы максимально отразить все в бухгалтерском учете.

За достоверность содержащейся информации в документах, ответственность несут определенные лица, на которых были возложены определенные обязанности и право подписи учредительных документов.

Учитывая определенную материальную ответственность, которую несет человек при подписи первичных документов, право подписи первичных документов, как правило, в компании имеет несколько человека.

Подписывают первичные документы те же люди, которые их и составляют.

Перечень тех лиц, которые имеют полное право на подпись первичных документов и соответственно несут определенную ответственность, определяется руководитель организации по четкому согласованию этих лиц с главным бухгалтером предприятия или компании.

В отдельных случаях полный перечень лиц, которые имеют право подписи первичных документов, составляет владелец компании или предприятия, и производит согласование списка с главным бухгалтером чисто номинально.

Определенные лица компании или предприятия имеют право подписывать первичные документы, по которым производятся и оформляются различные хозяйственные операции по приему или передаче денежных средств. В том случае, если нет возможности подписать первичный документ руководителем организации или главным бухгалтером, подписание производит уполномоченный человек.

В том случае, если в документах по хозяйственным операциям нет подписи уполномоченных лиц, либо же главного бухгалтера или руководителя организации, абсолютно все расчетные и денежные документы, финансовые и кредитные обязательства принято считать недействительными.

Документы без подписи определенных лиц ни в коем случае не принимаются к исполнению к кредитным и финансовым обязательствам относят те документы, которые оформляют финансовые вложения определенной организации, кредитные договоры, договоры займа, а так же те договоры, которые были заключены по коммерческому или товарному кредиту.

Бывают случаи, когда возникают определенные разногласия между руководителем организации и непосредственно с главным бухгалтером по поводу осуществления некоторых хозяйственных операций.

Если нет возможности получить четкий ответ от владельца компании или фирмы, который либо подтвердил, либо опроверг мнения одной из сторон и взял на себя ответственность за принятия определенного решения, то подпись ставит руководитель организации.

При этом руководитель организации дает письменное распоряжение от своего имени, в котором написано о том, что именно руководитель организации несет полную ответственность за возможные последствия определенной хозяйственной операции.

Согласно данному распоряжению, лица, которые так же ставили подпись на первичных документах, не несут никакой ответственности за последствия данной операции. Письменное распоряжение руководителя организации прикрепляется и вносится в бухгалтерский учет и фиксируется как приложение в бухгалтерской отчетности.

Следует упомянуть тот факт, что абсолютно все первичные документы должны в своем оформлении в обязательном порядке иметь определенные реквизиты. Как уже упоминалось ранее, лица, которые имеют право и ставят подпись на первичных документах, несут полную ответственность за правильность оформления и совершение хозяйственной операции.

Список лиц, которые уполномочены подписывать первичные документы может содержать имя любого сотрудника компании.

Приказ о назначении лица, которое вправе подписывать первичные документы необходимо готовить заранее для того, чтобы избежать возможного отсутствия руководителя или главного бухгалтера предприятия, которые должны согласовать и подписать приказ о назначении уполномоченного лица.

В том случае, если необходимо подписать первичные документы, при этом отсутствует руководитель и главный бухгалтер, взять на себя ответственность и подписать документы должно уполномоченное лицо. При этом необходимо указать фактическую должность и фамилию данного уполномоченного лица.

Согласно специальной статье федерального закона, право на подпись первичных документов за генерального директора имеет то лицо, на имя которого был издан специальный приказ.

Приказ на право подписи первичных документов

Согласно приказу, генеральный директор расширил полномочия определенного лица, и допускает возможность подписания данным лицом первичных документов в том случае, если генеральный директор не имеет возможности лично произвести подписание.

Источник: https://accountingsys.ru/pravo-podpisi-pervichnyh-dokumentov/

Кто может подписывать первичные документы?

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов

В общем случае правом представлять компанию (действовать от имени компании), в том числе подписывать первичные учетные документы, не имея доверенности и каких-либо иных документов, обладает единоличный исполнительный орган компании – ее руководитель или получившее такие функции по договору лицо (например, управляющий).

Если ли еще, кто может подписывать первичные документы? Ведь может получится так, что руководитель отсутствует на рабочем месте, находится на больничном или в отпуске, или документооборот организации слишком большой и одному человеку нереально справиться с таким объемом работы. Что делать в таком случае? Можно ли передать право подписи документов другим лицам?

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяет руководитель компании приказом или другим распорядительным документом. Руководитель имеет право выдать доверенность на право подписания соответствующих документов как за руководителя организации, так и ее должностных лиц.

Какой документ подтвердит право подписи первичных документов – приказ или доверенность? Подтвердить полномочия гражданина на подпись первичных документов может и тот, и другой документ. В чем отличие между этими документами? Давайте разберемся.

Подписание первичных документов по доверенности

Учредитель компании, акционер, другие граждане не являются единоличным исполнительным органом компании и не вправе действовать от имени компании. Однако они могут представлять интересы компании на основании выданной им доверенности.

Кроме того, доверенность на подпись первичных документов (образец текста документа приведем далее) может быть выдана гражданину, с которым у компании не оформлены трудовые отношения, то есть он не является сотрудником компании.

Если компания выдала физлицу доверенность, то гражданин становится ее уполномоченным представителем и имеет право подписи первичных документов от имени компании.

Таким образом, если компании необходимо наделить гражданина правом подписи первичных документов, необходимо:

  • выдать от компании (в лице ее гендиректора) доверенность на право подписи первичных документов за соответствующих должностных лиц;
  • обозначить в отдельном договоре поручения обязанность гражданина своевременно передавать документы для регистрации в регистрах бухучета, а также его ответственность за достоверность передаваемых данных.

Доверенность на право подписи первичных документов образец, утвержденный официально, не имеет. Она составляется в свободной форме. В шапке указывается название компании, номер доверенности, число, когда была выдана доверенность. Основная часть документа будет выглядеть следующим образом:

«ООО «Людмила» в лице генерального директора Назарова Д.В., действующего на основании устава, настоящей доверенностью предоставляет учредителю общества с ограниченной ответственностью «Людмила» Волниной Дарье Владимировне (необходимо указать полностью паспортные данные и место проживания) право подписи договоров (соглашений, контрактов).

Доверенность выдана на срок со 2 сентября 2021 до 2 сентября 2021 года.».

Далее идет образец подписи доверенного лица и подпись генерального директора.

Факсимильная подпись на первичных документах

Некоторые руководители полагают, что наделять правом подписывать документы работников необязательно – можно просто использовать факсимиле вместо собственной подписи. Согласно гражданскому кодексу, использовать факсимиле можно в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Однако использование факсимиле именно на первичных документах – вопрос спорный: контролирующие органы считают, что использование факсимиле при оформлении первичных документов неправомерно.

Несмотря на то, что были случаи, когда судебная практика доказывает противоположную точку зрения в данном вопросе, тем не менее, если вы не хотите возникновения спорных моментов, факсимиле лучше не использовать. 

Источник: https://spmag.ru/articles/kto-mozhet-podpisyvat-pervichnye-dokumenty

Право подписи в ООО

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов

Общество признается самостоятельным субъектом гражданского оборота. Однако действует организация всегда через своих представителей. Руководитель ООО, должностные лица или иные специалисты наделяются правом подписи.

Такие посредники приобретают полномочия в силу закона, устава, доверенности, приказа или судебного решения. Порядок зависит от типа документов и статуса физлица.

Пренебрежение должным оформлением грозит недействительностью сделок и невозможностью проведения хозяйственных операций.

Юридический базис

Право подписи документов от имени ООО автоматически признается только за руководителем. Статья 40 закона 14-ФЗ от 08.02.98 наделяет единоличный исполнительный орган следующими полномочиями:

  • выдача доверенностей;
  • заключение сделок;
  • издание приказов, в том числе о найме, увольнении и переводе сотрудников;
  • представительство в государственных и муниципальных структурах;
  • отстаивание интересов компании в отношении с третьими лицами.

Глава общества действует на основании устава. Условием беспрепятственного осуществления полномочий является внесение информации о нем в ЕГРЮЛ.

Штатным сотрудникам и сторонним специалистам право подписи предоставляется директором ООО. Существует два способа:

Приказ Доверенность
Составление некоторых документов может входить в обязанности штатных сотрудников. Так, должностная инструкция рядового бухгалтера предполагает оформление накладных, путевых листов, счетов. Кладовщик должен визировать акты приемки, мастера – подавать отчеты о выполненной работе. Право подписи таким специалистам предоставляется в момент назначения на должность (кадровый приказ). Кроме того, в компании утверждается перечень лиц, которым разрешено подписывать внутренние финансовые документы (разъяснения Минфина России № ПЗ-10/2012). Такие распоряжения действуют только внутри организации. Они не имеют обязательной силы для третьих лиц и не могут адресоваться нетрудоустроенным специалистамДиректор общества может наделить штатного сотрудника или стороннего специалиста правом подписания специфических документов. С этой целью оформляется доверенность (ст. 185 ГК РФ). Так, письменное уполномочие выдается:· на получение товарно-материальных ценностей с оформлением приемочных актов; · на подачу документов в прокуратуру, МВД РФ, суды, прочие государственные органы; · на работу с обслуживающим организацию банком и т. д. Доверенность на право подписи удостоверяется директором. Нотариальное свидетельствование не требуется (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Правило распространяется на все инстанции, включая налоговые органы. Настаивать на удостоверении доверенности от имени ООО служба не вправе.Оформить документ можно на лицо, не состоящее с организацией в трудовых отношениях. Если речь идет о штатном сотруднике, полномочия могут выходить за рамки служебных обязанностей. В этом основное отличие доверенности от приказа

Право подписи может предоставляться должностным лицам общества и отраслевыми нормативными актами. Так, указаниями ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14 главному бухгалтеру предписывается визировать кассовые документы.

Директор компании вправе возложить эту обязанность на другое лицо, выдав доверенность или издав приказ. Главному же бухгалтеру достаточно назначения на должность. Аналогичная ситуация складывается со счетами-фактурами.

Требование о наличии в форме подписи главбуха закреплено ст. 169 НК РФ.

Кто вправе подписывать документы

Выступать от имени организации и визировать деловые бумаги могут разные лица. Условно их можно поделить на несколько групп:

Категория ОснованиеПримеры Перечень документов
Единоличный исполнительныйорганУстав, ст. ст. 40 и 42 закона 14-ФЗГенеральный директор, президент, управляющийСписок остается открытым. В него входят сделки, приказы, распоряжения, доверенности и пр.
Коллегиальный исполнительный органУстав, ст. 41 закона 14-ФЗПредседатель правления или дирекцииКомпетенция определяется уставом
Коллегиальный орган управленияУстав, ст. 44 закона 14-ФЗГлава наблюдательного советаОбъем полномочий прописывается уставом
СобственникиУстав, ст. 7–8, 32 – 39 закона 14-ФЗ, ст. 9 закона 129-ФЗУчредители и участники, вошедшие в состав ООО после созданияВладельцы общества вправе подписывать протокол общего собрания. Единоличный участник издает решения. Учредителям ООО также предоставляется право подписи заявления Р11001
Штатные сотрудникиПриказ директора о подписании документовГлавный бухгалтер, заместители директора, юрист, инспектор отдела кадров, кассир и т. д.Перечень устанавливается должностной инструкцией или внутренними нормативными актами
ПредставителиДоверенность ООО на право подписиАдвокаты, судебные защитники, специалисты, привлеченные на условиях аутсорсингаСписок документов прописывается в доверенности
Органы контроляУстав, ст. 47 закона 14-ФЗРевизор или председатель ревизионной комиссииПодпись ставится на заключениях и отчетах, а также приложениях к ним
Независимые специалистыСудебное решение, закон 127-ФЗ от 26.10.02Внешние и конкурсные управляющие, специалисты, ответственные за финансовое оздоровление фирмыПолномочия таких представителей определяются процессуальным положением. Так, компетенции посвящены ст. 83, 99, 129 закона 127-ФЗ. Управляющие действуют за директора либо совместно с ним, в интересах конкурсных кредиторов
ЛиквидаторыУстав, решение общего собрания собственников или единоличного учредителя, ст. 57–58 закона 14-ФЗПредседатель ликвидационной комиссииЛиквидатор подписывает весь комплекс документов по прекращению деятельности компании. Он выступает за руководителя ООО, признается заявителем на этапе регистрации закрытия бизнеса

Подписание документов неуполномоченным лицом

Пренебрежение правилами грозит недействительностью сделок, отказом в приемке отчетности и прочими негативными последствиями.

Источник: https://newfranchise.ru/baza_znaniy/ooo/pravo-podpisi-v-ooo

Что такое первичные документы

Бумаги являются первичными, если они осуществляют регистрацию осуществленных сделок хозяйственного типа. Получается, что для внесения фактов и сведений в бухгалтерский учет требуется наличие первичной документации в виде договоров, оформленных сделок.

Любой акт первичного типа несет в себе информацию о хоздеятельности предприятия, а также об экономических фактах.

Первичные документы: виды

Базовые сведения

Любая операция хозяйственного типа, проводимая на предприятии или в организации, сопровождается оформлением специальных документов, которые называют первичными.

На основе совокупности документации ведется бухгалтерский учет.

Возможность росписи может быть установлена специальным распоряжением, учетной политикой или дополнительными бумагами, в которые входят должностные инструкции и доверенности.

По законодательству желательно наличие списка лиц в учетной документации. Это позволит избежать проблем с оформлением бланков.

Что такое подпись

Под подписью подразумевается роспись представителя или должностного лица. Она должна быть собственноручной и подтверждает подлинность акта или копии.

Подпись состоит из трех основных частей, в том числе наименования должности, личной росписи и расшифровки, которая включает в себя фамилию и инициалы.

Само подписание означает наличие юридической силы, поэтому подписывать должно только то лицо, которое установлено с помощью различной документации.

Читать так же:  Соглашение о намерениях

Что относят к данной категории

К категории относится документ учета для бухгалтеров и налоговой. Документация:

  • счет-фактура;
  • платежное поручение;
  • акт;
  • выписка;
  • справка;
  • накладная.

Также сюда относят все бумаги, которые связаны с хозяйственной деятельностью организации. Они должны быть правильно оформлены, а также содержат росписи ответственных лиц.

Правовая база

База включает в себя несколько основных нормативных актов. Среди них:

Согласно последнему законодательному акту любой процесс оформления первичного акта требует наличия реквизитов.

По законодательству правильное составление документации обязательно, так как на основе нее ведется учет.

Зачем нужна первичка?

Первичка используется для фиксации действий предпринимателя и организации, то есть любая деятельность является подотчетной. Документация может быть унифицированной или произвольной. Все зависит от типа деятельности и наличия дополнительных факторов, например, есть опасное производство или фирма занимается государственными поставками.

Любая бумага содержит ряд данных:

  • наименование и дату составления;
  • наименование предприятия;
  • тип и название хозоперации;
  • данные лиц, участвующие в операции;
  • подпись ответственного лица, то есть того, кто имеет право на данную операцию и оформление бланка.

Роспись считается обязательной. При этом, неважно будет она цифровой или собственноручной. Главным будет наличие росписи и возможность лица на нее.

Кто имеет право подписи первичных учетных документов

За исключением руководителя компании есть ряд лиц, которые имеют полномочия на оформление бумаг. Эти лица устанавливаются с помощью:

  • устава фирмы, то есть учетная политика устанавливает все лица, которые могут подписывать и оформлять первичку;
  • должностных инструкций;
  • специального приказа;
  • доверенности.

Что такое первичные учетные документы

Учетный вариант является фиксированным актом совершения хозяйственной операции, которая проводится в организации. Учетность в данном случае выражается тем, что такие данные требуются для полноценного учета как бухгалтерского, так и налогового. Получается, что к учетным документам относятся все оформленные и подписанные бланки.

Кто в организации имеет право подписи первичных документов

Ранее возможностью обладали два лица в виде руководителя и главного бухгалтера, но после изменения законодательства по умолчанию ее имеет только руководитель. Дополнительно ею наделяются уполномоченные лица. Они могут быть уполномочены как с помощью распоряжения, так и по должностной инструкции.

Формирование списка лиц, имеющих право подписи

Формирование списка лиц, которые имеют возможность подписывать документацию, осуществляется руководителем и главным бухгалтером. Любые финансовые бумаги должны заполняться этими лицами, а также их заместителями, если они были внесены в список.

По текущим нормам все росписи ответственных лиц должны быть зафиксированы и переданы в требуемые учреждения, например, в банк.

Читать так же:  Льготы по страховым взносам в 2021 году

Важным моментом будет формирование списка уже на этапе создания организации, то есть информация прописывается в уставе.

Кто утверждает перечень лиц

Утверждение перечня лиц осуществляется непосредственно руководителем. Но требуется согласование с главным бухгалтером. При отсутствии данных лиц утверждение может быть передано с помощью специального приказа ответственному лицу.

Нужна ли доверенность

Чаще всего она используется при длительном отсутствии руководителя или привлечения в управленческий орган постороннего для организации лица. Максимальный срок действия составляет три года.

Кто подписывает при ликвидации

При обычных ситуациях роспись принадлежит директору, но этот момент является неактуальным при ликвидации. С того момента как полномочия были переданы лицу, которое является ликвидатором, обязанность принадлежит ему, то есть после этой процедуры роспись директора будет считаться недействительной.

Это связано с тем, что ликвидатор на время ликвидации организации получает весь пакет обязательств.

Можно ли не сотруднику организации

На сотрудника организации чаще всего оформляется акт, если данный момент не учтен в других документах, например, в должностной инструкции. Если гражданин не является работником организации или находится за штатом, то потребуется оформлять доверенность, согласованную с руководителем и имеющую печать предприятия.

Законодательно нет ограничений по передаче обязанностей другим лицам, то есть можно дать возможность подписывать бумаги любому человеку.

Кто может подписывать за ИП

Подписывать кассовые бланки может кассир, который имеет данную возможность по должностной инструкции. Вся остальная документация должна подписываться непосредственно индивидуальным предпринимателем. В противоположном случае он будет привлечен к ответственности, так как законодательно передача росписи у ИП не закреплено.

Для чего нужен приказ на право подписи

Акт используется в тех случаях, когда требуется расширить список лиц, обладающих доступом к бумагам первичного типа. Он составляется руководителем в случае необходимости наделения данными правами штатного сотрудника.

Как удостоверить право подписи первичных документов приказом или доверенностью

Удостоверение специальным распоряжением или доверенностью используется в различных случаях. Акт используют для штатных сотрудников. Второй вариант может быть использован для любого лица, но чаще всего доверенное лицо выбирается не из штата.

В данном случае руководитель сам определяет, каким способом наделить человека возможностями, но приказ не может использоваться для посторонних лиц.

Когда требуется проведение внешне корпоративных мероприятий, то требуется составление доверенности.

Приказ на право подписи первичных документов

Кто составляет приказ

Распоряжение всегда составляется от имени фирмы. Но здесь есть нюанс в виде обязательного ознакомления руководителя с данным бланком и наличия его росписи после данной процедуры. Получается, что составляться акт может даже кадровым сотрудником, но утверждать его будет директор, так как именно он имеет необходимые полномочия.

Как и когда лучше оформить приказ на право подписи первичных документов

Оформление осуществляется за несколько дней до его вступления в силу. Это требуется для предварительного ознакомления сотрудников, которых наделили дополнительными обязанностями.

Читать так же:  Передача дел при увольнении сотрудника

Любой процесс оформления должен быть осуществлен с учетом всех законодательных норм, так как в противоположном случае он будет признан недействительным, а все операции, проведенные назначенным сотрудником, аннулированы.

Основание для приказа

По общему правилу любой акт должен иметь под собой основание. В указанном случае основанием являются статьи 7 и 9 ФЗ № 402-ФЗ. Требуется наличие ссылки на данный законодательный акт.

Причина передачи также может быть прописана. Например, это может быть отпуск одного из ответственных лиц или увеличение документооборота.

Требования к оформлению образца доверенности на право подписи первичных документов

У доверенности есть ряд обязательных пунктов, которые должны быть заполнены. Основная структура доверенности является стандартной, то есть должны быть указаны все лица и их данные. Дополнительно потребуется наличие нотариального заверения.

Еще одним важным моментом будет являться полная информация по организации, то есть вписываются реквизиты.

Что писать в приказе

Кроме заполнения всех необходимых данных и удостоверения бланка потребуется прописать законодательную базу в виде ФЗ № 402, а также желательную фразу «для соблюдения норм законодательства».

В распоряжении прописываются все обязанности и типы бумаг, для которых открываются возможности у сотрудника.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Образец приказа о праве подписи счетов фактур

Образец приказа о праве подписи счетов фактур

Как оформить приказ

В первую очередь оформляется стандартный бланк. Далее потребуется прописать ряд пунктов:

  • данные компании;
  • данные лиц, которые оформляют бумагу;
  • информация о сотрудниках, которые получили новые обязательства;
  • обоснование причины и наличие основания;
  • список документации, которая стала доступна указанным сотрудникам;
  • печать и датировка.

Заполнение является стандартным, но потребуется точно указать список сотрудников и предоставленную им возможность.

Как отозвать право подписи

Отзыв осуществляется двумя способами. При первом случае истекает срок доверенности, что означает автоматическую отмену. При втором варианте потребуется издать распоряжение, которое отменяет действие предыдущего. Распоряжение должно содержать все данные предыдущего и дату отмены. Ответственное лицо должно быть уведомлено и ознакомлено с бумагой.

Если доверенность еще не истекла, то потребуется ее также отменять. Оформленные на бланке фирмы должны быть аннулированы руководителем с помощью распорядительного акта. Если доверенность была заверена у нотариуса, то и отмена действия должна происходить у него.

При необходимости в организации могут предаваться определенные обязанности. Возможность подписывать документацию имеет руководитель и ряд лиц, которые имеют соответствующий допуск. Дополнительно данное право предоставляется с помощью специального распоряжения или доверенности, если необходимо привлечь постороннего человека или требуются операции вне фирмы.

Источник: https://zakonoved.su/%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE-%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B8-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B2%D0%B8%D1%87%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.